Metoda obrnutog planiranja temelji se na suprotnom pristupu od uobičajenog dnevnog planiranja: započinjemo s krajnjim ishodom i rokovima pa tek zatim definiramo koje su aktivnosti potrebne da dođemo do željenog cilja. Umjesto da počinjemo od brzog otvaranja kalendara i dodavanja zadataka, ovim pristupom najprije utvrđujemo što zaista treba biti završeno, koliko vremena imamo na raspolaganju i koje su pretpostavke za prioritet. Takav način razmišljanja pomaže uskladiti dnevne navike s dugoročnim ciljevima i pruža jasniju sliku o tome što se može i što se ne može postići unutar zadanog vremena.
Prednost ovog pristupa je jasnija raspodjela prioriteta i smanjenje stresa. Kada znamo konačan okvir, lakše je procijeniti koliko zadataka uistinu vrijedi započeti i koliko vremena oni zapravo zahtijevaju. Rezultat je planiranje koje odgovara realnim mogućnostima, manje prekida i izbjegavanje situacija u kojima se zadaci pomaknu zbog neplaniranih očekivanja. Također povećava osjećaj kontrole nad danom jer se svaki zadatak vrednuje prema doprinose glavnom cilju.
Kako primijeniti ovu metodu? Prvi korak je jasno postaviti željeni rezultat ili završeno stanje. Zatim se definiraju rokovi: kada mora biti završeno, koje su ključne prekretnice i koliko vremena možemo posvetiti svakom dijelu posla. Sljedeći korak je identificirati sve zadatke potrebne za ostvarenje cilja i njihovu logiku: koji zadaci moraju biti završeni prije drugih. Nakon toga zadatke se raspoređuju po danima ili tjednima, uz mogućnost rezervnih dana za neočekivane probleme. Na kraju pratimo napredak i prilagođavamo plan ako se uvjeti promijene. Važno je uzeti u obzir realne vremenske troškove i ostaviti mali prostor za odmor i neočekivane događaje.
Primjene ove metode u svakodnevnom životu mogu biti priprema članka ili projektnog zadatka, gdje se najprije odredi završna verzija teksta, zatim rokovi, broj provjera i korektura, te se sve pretvori u dnevne ili tjedne zadatke. Isto vrijedi i za učenje novih pojmova ili pripremu prezentacije: najprije se definira završna verzija i ciljna publika, a zatim se planiraju blokovi vremena koji pokrivaju istraživanje, pisanje, uređivanje i pregled.
Savjeti: ostavite prostor za neplanirane događaje, jer nijedan raspored nije nepogrešiv. Redovito pregledavajte plan i prilagođavajte ga glede stvarne izvedbe. Pokušajte ne pretjerivati s brojem zadataka: fokusirajte se na one koji najviše doprinose cilju. Uzmite u obzir svoj ritam rada i pravite kratke, fokusirane vremenske blokove uz pauze kako biste ostali koncentrirani.
Zaključak: obrnuto planiranje pomaže da se bolje iskoristi vrijeme i smanji osjećaj stresa. Primjenom ovog pristupa postiže se jasnija slika prioriteta, red u svakodnevici i veća vjerojatnost da se ciljevi ostvare.
