Sadržaj...
Što je 5 zasto analiza i zašto je važna?
5 zasto analiza je jednostavan, ali iznimno moćan alat koji pomaže timovima da dosegnu korijen problema umjesto da zarone u površinske simptome. U kontekstu Lean menadžmenta i kontinuiranog poboljšanja, ova tehnika potiče raspravu i kritičko razmišljanje kako bi se otkrio pravi uzrok, a ne privremeno rješenje. U 2026. godini, kada organizacije rapidno redefinira procese kroz digitalnu transformaciju, 5 zasto analiza ostaje temeljni pristup za brze, održive promjene.
Što znači reći da je cilj 5 zasto analiza? To je proces postavljanja pitanja „zašto?“ kroz nekoliko iteracija sve dok se ne dođe do temeljnog uzroka koji, ako se ispravi, sprječava ponavljanje problema. Metoda potiče timski rad i uključenost različitih perspektiva, što često otvara put humanim, proceduralnim ili sustavnim uzrocima koji se inače zanemaruju. Zašto je to važno u praksi? Zato što rješenja usmjerena na simptome često koštaju više vremena i novca, dok ciljano rješenje na korijenu može donijeti znatno veće uštede i bolje dugoročne rezultate.
U ovom vodiču prilagođenom čitateljima Original HR-a, istražit ćemo 5 zasto analizu kroz primjerene primjene u HR-u, proizvodnji, zdravstvu i IT-u. Pružamo praktične uloge, korake, primjere i savjete kako biste ovu metodu mogli implementirati u vlastitim timovima. Ako tražite najbolji način za ubrzanje procesa donošenja odluka ili želite razumjeti razlike u odnosu na druge alate, ovaj članak nudi detalje i konkretne smjernice.
Kako primijeniti 5 zasto analizu: korak-po-korak vodič
Korak 1: jasno definirajte problem
Prvi korak nije brižljivo opisivanje simptoma, nego precizno definiran problem koji treba riješiti. Zabilježite što se dogodilo, kada i gdje, te koje su posljedice za poslovanje ili zaposlenike. U HR kontekstu to može biti npr. “povećan broj neučinkovitih intervencija za zapošljavanje” ili “dugotrajni onboarding proces usporava potpunu integraciju novih zaposlenika.”
Korak 2: postavite prvi ‘zašto’ i dokumentirajte odgovor
Postavite pitanje „zašto se ovo dogodilo?“ i zabilježite odgovor. Na primjer, ako problem glasi “odluka o zapošljavanju kasni”, prvi odgovor može biti “jer je potrebno više vremena za odobrenje od strane višeg menadžmenta.”
Korak 3: nastavite s daljnjim ‘zašto’ uz svak predani odgovor
Nastavite postavljati još jedno ili više pitanja „zašto?“ na temelju svakog prethodnog odgovora. Cilj je sve jasnije identificirati uzrok koji nije samo simptomski. U idealnom slučaju, nakon 4–5 ponavljanja doći ćete do korijenskog uzroka.
Korak 4: validirajte otkriveni uzrok
Provjerite hoće li rješenje koje ciljamo istinski spriječiti ponavljanje problema. Ako korektivno djelovanje riješi simptom, ali ne i uzrok, ponovite procesa. Validacija često uključuje provjeru podataka, dodatne diskusije s relevantnim timovima i testiranje rješenja na manjem uzorku prije široke implementacije.
Korak 5: implementirajte rješenje i mjerite uspjeh
Nakon identifikacije korijenskog uzroka, razvijte konkretne intervencije. U HR-u to može biti promjena procesa odobravanja, unapređenje onboarding programa ili nova komunikacijska pravila. Važno je uspostaviti indikatore performansi (KPI-eve) koji će pratiti jesu li se problemi zaista smanjili ili eliminirali te koliko su se poboljšanja održala kroz vrijeme.
Savjeti i zamke koje treba imati na umu
- Uključite prave ljude – dovedite u diskusiju osobe koje su blizu problema i one koje donose operativnu perspektivu.
- Izbjegavajte pretpostavke – pretpostavljeni uzroci često vode u kružne ili neutemeljene zaključke.
- Dokumentirajte svaki korak – zapis koji sadrži svako „zašto“ omogućuje buduću evaluaciju i dijagnostiku.
- Budite fleksibilni s brojem ‘why’ – iako naziv sugerira pet puta, broj ponavljanja treba prilagoditi složenosti problema.
- Koristite vizualne alate – fishbone dijagram ili jednostavne tablice pomažu vizualizirati uzroke i povezanost.
5 zasto analiza u praksi: uzorak pet koraka
- Definicija problema: “dugotrajni onboarding novo zapošljavanja”.
- Zašto 1: “zapošljavanje traje predugo jer nema jasne vremenske linije.”
- Zašto 2: “zvuči da nema standardiziranog onboarding plana.”
- Zašto 3: “nedostaje centralna dokumentacija i predložak za onboarding.”
- Zašto 4: “nedostaju odgovorne osobe koje će voditi proces.”
- Zašto 5: “učvršćivanje odgovornosti i tvorba standardnog onboarding paketa rješava problem.”
Ovaj primjer pokazuje kako 5 zasto analiza prelazi s posmrtnog ispitivanja simptoma na stvaranje trajnog rješenja. Upravo takav pristup često donosi značajne uštede vremena i resursa, posebno u HR procesima koji zahtijevaju dosljednost i transparentnost.
Primjeri i studije slučaja: gdje se 5 zasto analiza primjenjuje u praksi
Proizvodnja i Lean: povećanje pouzdanosti procesa
U proizvodnim postrojenjima često se suočavaju s ponavljajućim kvarovima opreme. Primjenom 5 zasto analiza na konkretan kvar, tim je otkrio da glavni uzrok nije biološka ili tehnička kvarova komponenta, nego nepotpuno provođenje preventivne njege te kašnjenje u narudžbi rezervnih dijelova. Pet koraka analize dalo je jasnu sliku: nedostatak planiranih servisa, loš raspored zadataka, nedovoljna obuka osoblja, nepovezan dokumentacijski sustav i zastarjeli inventar. Rješavanje ovih uzroka dovelo je do značajnog smanjenja downtime-a za 33 posto unutar šest mjeseci. Takav uspjeh illustrira kako 5 zasto analiza može biti katalizator Kaizen kulture i poboljšanja kroz cijeli lanac vrijednosti.
Zdravstvo: smanjenje vremena čekanja i poboljšanje ishoda
U bolničkom kontekstu, problem dugačkih vremena čekanja pacijenata često je uzrokovan nizom međusobno povezanih procesa. Primjena 5 zasto analiza na funkciju početne procjene i rasporeda dijagnostičkih tretmana otkrila je da su najdublji uzroci bili neravnoteža radnog opterećenja, duplicirani unos podataka i nefleksibilna pravila rasporeda. Implementacijom rješenja koja su uključivala prilagodbu radnih smjena, standardizaciju unosa podataka i bolje sinhronizirane protokole, vrijeme obrade slučajeva smanjilo se za 28 posto, a pacijentski ishodi su poboljšani kroz točnije i brže odluke.
IT i softver: smanjenje broj pogrešaka i povećanje brzine isporuke
U IT odsjeku i razvoju softvera, 5 zasto analiza pomaže razotkriti perceptivne barijere u procesu isporuke. Primjena na problem pogrešaka u produkciji dovela je do otkrivanja da su uzroci bili kašnjenja u procesu testiranja, nedovoljno automatiziranih provjera kvalitete i slabije pokriveno pokretanje CI/CD pipeline-a. Kao rezultat, uveden je novi set automatskih testova, poboljšan monitoring i jasnije definiran tijek rada za QA timove. Rješenja su doprinijela smanjenju defekata po izdanju za 40 posto u roku od tri kvartala.
HR i organizacijski razvoj: smanjenje fluktuacije i poboljšanje onboarding-a
U kontekstu ljudskih resursa, 5 zasto analiza pomaže identificirati zašto zaposlenici odlaze iz firme i kako to spriječiti. Kroz nekoliko iteracija postavljanja pitanja o uzrocima fluktuacije, tim je došao do zaključka da je glavni uzrok neusklađenost očekivanja i realnosti posla, uz neadekvatne mentorstvo i nedostatke u karijernom razvoju. Implementacijom boljih planova uvoda, jasnih puta karijere i poboljšanih programa mentorstva, reorganizacijom onboarding procesa, odlivi su smanjeni, a zadržavanje novih zaposlenika značajno se poboljšalo u šest mjeseci.
5 zasto analiza vs Ishikawa dijagram: kada su koji prednosti
U jednoj organizaciji, 5 zasto analiza često se upotrebljava za brzinski doseg do korijena uz pomoć brzog niza pitanja, dok Ishikawa dijagram (fishbone) pomaže vizualizirati širok skup uzroka i njihovih međuzavisnosti. U kontekstu projekata s jasnim problemom, 5 zasto je brži alat za identifikaciju glavnog uzroka, dok fishbone pomaže kada je potrebno koordinirati više uzroka i njihovih veza. U praksi, mnogi timovi koriste kombinaciju: započnu s 5 zasto, a zatim nadopune dijagramom radi detaljnije analize i dokumentacije.
Kada i gdje koristiti 5 zasto analizu? Savjeti za odluku i zamke
Trenutne prakse i vremenski kontekst
U vremenu ubrzanih promjena, 5 zasto analiza ostaje jedan od najpristupačnijih alata za početak problem-solvinga koji donosi brze, razumljive rezultate. U 2026. godini, mnoge HR i operativne timove potiče da integriraju ovu metodu u dnevne i tjedne rutine tijekom stand-up sastanaka i kaizen događaja, kako bi ubrzali proces učenja i prilagodbe.
Koje vrste problema najviše odgovaraju?
Ova metoda je posebno korisna za problem koji imaju jasnu potrebu za identifikacijom uzroka i gdje su rješenja izvediva kroz promjene procesa, standardizacije ili obuke. Primjeri uključuju kašnjenja, ponavljajuće kvarove, neučinkovite procedure, lošu koordinaciju timova i neusklađenost podataka. Kroz 5 zasto analizu tim dobiva fokusirano i pragmatično rješenje koje je mjerno i provjerljivo.
Koje su najčešće zamke?
- Prebrzo zaustavljanje na površinskim uzrocima bez provjere učinka rješenja.
- Neumjereno oslanjanje na pretpostavke ili pojedinačne perspektive bez uključivanja svih relevantnih sudionika.
- Nedovoljno dokumentiranje ili nedostatno praćenje rezultata nakon implementacije.
- Neprilagođavanje broja ponavljanja pitanja „zašto“ složenosti problema.
Najčešći izazovi i kako ih prevladati
Uključivanje pravih ljudi i stvaranje sigurnog okruženja
Stvaranje kulture otvorenog dijaloga ključno je za uspjeh 5 zasto analize. Potaknite tim da slobodno postavlja pitanja bez straha od kritike. Pružite podršku voditeljima da facilitiraju sastanke i osiguraju da svi glasovi budu čuti, posebno oni koji su neposredno pogođeni procesom.
Dokumentiranje i praćenje učinka
Dok koristite 5 zasto analizu, vodite zapisnik koji prati svaki korak, identifikaciju uzroka i dogovorene intervencije. Postavite jasne KPI-eve, vremenske rokove i načine evaluacije napretka kako biste vidjeli je li korijen uzroka adresiran i hoće li se problem smanjiti ili eliminirati.
Integracija s drugim alatima
Nakon početne identificiranje uzroka, mnogi timovi koriste Ishikawa dijagram ili kordogram kako bi vizualno mapirali uzroke i njihov utjecaj na sustav. Takva integracija često povećava točnost dijagnostike i olakšava prenosivost rješenja među različitim odjelima.
Što ako se ne mogu dobiti jasni odgovori na ‘zašto’?
U takvom slučaju pokušajte proširiti dijalog s više perspektiva: uključite različite uloge, primjerice operacije, QA, HR ili IT. Ponekad je potreban drugi set pitanja ili dodatni dokazi (logovi, podaci, vrijeme trajanja procesa) da biste dobili jasniji smjer.
Koliko je „zašto“ dovoljno ili je potrebno više?
Nema fiksnog pravila. Iako naziv sugerira pet puta, fokus treba biti na otkrivanju korijena, a ne na brojčanoj granici. Ako je dokazana dubina kroz 4 ili 6 pitanja, to je prihvatljivo dokle god rješenje adresira uzrok na sustavan način.
Može li se 5 zasto analiza primijeniti na složene IT projekte?
Apsolutno. U IT projektima često postoji mreža uzroka koju treba razmotriti: tehnički problemi, procesi, ljudi i komunikacija. 5 zasto može poslužiti kao učinkovit alat za brzo identifikiranje korijena, a zatim se mogu koristiti detaljnije dijagnostičke metode za mapiranje svih uzročno-posljedičnih veza.
Gdje izlazi najbolji okvir za implementaciju?
Najbolje je započeti unutar tima koji najviše trpi problemom, a zatim proširiti na širi kontekst organizacije. U HR-u to može biti tim za zapošljavanje, onboarding ili razvoj zaposlenika, dok u proizvodnji ili IT-u to mogu biti operacije ili timovi za razvoj proizvoda.
Kao dugoročni dio kultiviranja poboljšanja, kako zadržati kontinuitet?
Redovito organizirajte kratke radionice ili „kaizen dogadjaje“ s fokusom na 5 zasto analizu, primijenite lessons learned u future projektima i kontinuirano pratite rezultate kroz KPI-eve i redovite post-mortem analize. Na taj način 5 zasto analiza postaje sastavni dio kulturne prakse poboljšanja.
Koju metriku koristiti za praćenje učinkovitosti?
Odabir KPI-eva ovisi o kontekstu problema, ali uobičajeno su korisni indikatori kao što su vrijeme rješavanja, broj ponovnih pojavljivanja problema, troškovi popravaka, vrijeme učinka novih procesa i zadovoljstvo zaposlenika. Mjerenje prije i poslije implementacije pomaže procijeniti utjecaj 5 zasto analize.
Zaključak
5 zasto analiza ostaje ključan alat u arsenalu razumnih, praktičnih rješenja koja potiču trajno poboljšanje. U HR-u i šire, ova metoda omogućuje timovima da razjasne uzroke problema, izbjegnu ponavljanje grešaka i izgrade temelje za kontinuitu stručnog i organizacijskog razvoja. Primjenom korak-po-korak pristupa, uz pravilnu validaciju uzroka i efikasnu implementaciju rješenja, organizacije mogu postići značajne i mjerljive rezultate.
Sažetak: zašto je 5 zasto analiza vrijedna investicija?
5 zasto analiza pruža jasan, fokusiran put od problema do rješenja. Bez obzira na industriju, broj ponavljanja pitanja nije važan koliko sposobnost identificiranja korijena i prelaska na akciju koja sprečava ponavljanje problema. U kontekstu Original HR-a, ova metoda nije samo tehničko pomoćno sredstvo, već i sredstvo za razvoj kulture otvorenog učenja, suradnje i stalnog poboljšanja.
Leave a Comment